Access là tên viết tắt của phần mềm Microsoft Access, một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu dạng bảng được phát triển bởi Microsoft. Chi tiết Access là gì, công dụng của phần mềm và lý do nên dùng phần mềm này để làm việc sẽ được trình bày chi tiết trong bài viết sau.
1. Access là gì?
Access có tên đầy đủ là Microsoft access, đây là phần mềm giúp quản lý và làm việc với cơ sở dữ liệu dạng bảng.
Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Access bao gồm các Tables (bảng), Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms ( biểu mẫu), Reports (bảng báo cáo), Macro (các macro lệnh), Modules (các khai báo, thư viện chương trình con). Mỗi một đối tượng trên sẽ được hiện ra trong một cửa số riêng.
Phiên bản cập nhật nhất của Microsoft Access luôn sẵn dùng với đăng ký Microsoft 365. Microsoft Access 2019 là phiên bản mới nhất của Access sẵn có dưới dạng gói mua một lần. Các phiên bản trước đây gồm có Access 2016, Access 2013, Access 2010, Access 2007 và Access 2003. Access 2019 tương thích với Windows 11.
Link truy cập Access: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/access
2. Chức năng của Access là gì
Access giúp dễ dàng tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu của riêng bạn ở định dạng phục vụ tốt nhất cho công việc.
2.1. Tạo và chia sẻ ứng dụng mà không cần phải là nhà phát triển
Access cho phép bạn tự thiết kế các ứng dụng nghiệp vụ, hoặc tạo nên nó từ mẫu có sẵn. Access có sẵn đa dạng các công cụ trực quan để bạn tạo ra các ứng dụng hấp dẫn với thời gian hoạt động tối ưu nhất.
2.2. Tùy chỉnh các ứng dụng
Với mỗi nhu cầu sử dụng bạn có thể tạo nên một ứng dụng khác nhau. Khi ứng dụng hoàn chỉnh vẫn có thể tùy chỉnh khi cần. Bạn có thể sử dụng Visual Basic for Applications, tự động hóa các quy trình nghiệp vụ và tạo ra nhiều biểu mẫu cũng như báo cáo hữu ích hơn.
2.3. Tích hợp và quản lý nhiều nguồn dữ liệu
Access có thư viện trình kết nối cho phép tích hợp dữ liệu Access và các ứng dụng dòng nghiệp vụ khác. Từ đó hình ảnh được tạo nên trực quan và chuyên sâu hơn. Giao diện sử dụng cũng quen thuộc, dễ sử dụng. Bạn dễ dàng lưu trữ dữ liệu trong SQL Server và Microsoft Azure SQL nhằm nâng cao độ tin cậy, khả năng mở rộng, tính bảo mật và khả năng quản lý dài hạn.
3. Hướng dẫn sử dụng Access cơ bản
3.1. Tạo một cơ sở dữ liệu trống với Access
Bước 1: Mở Access > Trên tab Tệp, bấm vào Mới, rồi bấm vào Cơ sở dữ liệu Trống.
Bước 2: Nhập tên tệp trong hộp Tên Tệp. Để thay đổi vị trí mặc định của tệp, bấm vào Duyệt tìm vị trí để đặt cơ sở dữ liệu của bạn văn bản thay thế(bên cạnh hộp Tên Tệp), duyệt đến vị trí mới, rồi bấm vào OK.
Bước 3: Bấm vào Tạo.
Access tạo cơ sở dữ liệu với một bảng trống có tên là Bảng_1, rồi mở Bảng_1 ở dạng xem Biểu dữ liệu. Đặt con trỏ vào ô trống đầu tiên trong cột Bấm để Thêm.
Bước 4: Bắt đầu nhập để thêm dữ liệu hoặc bạn có thể dán dữ liệu từ một nguồn khác
3.2. Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu mới
Bước 1: Bấm vào Tệp > Mới, rồi chọn Cơ sở dữ liệu máy tính trống.
Bước 2: Trong hộp Tên tệp, nhập tên tệp cho cơ sở dữ liệu mới.
Bước 3: Để duyệt tới vị trí khác và lưu cơ sở dữ liệu, bấm vào biểu tượng thư mục.
Bước 4: Bấm Tạo.
Cơ sở dữ liệu mới mở ra và một bảng mới có tên là Bảng1 được tạo và mở trong dạng xem Biểu dữ liệu
4. Các thành phần chính trong Access là gì
Thành phần chính của Word là các văn bản. Thành phần chính của Excel là các bảng tính. Thì thành phần chính của Access là những yếu tố sau sau.
4.1. Bảng
Với access bạn có thể tạo và dùng các bảng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng sẽ gồm các hàng và cột. Bạn có thể tạo bảng để gán cho các dữ liệu khác nhau tùy vào ý nghĩa dữ liệu cột đó thể hiện. Việc tùy chỉnh kiểu dữ liệu được thao tác dễ dàng.
4.2. Các truy vấn
Các truy vấn giúp tìm kiếm, truy xuất, sắp xếp dựa vào các điều kiện mà bạn muốn dữ liệu hiển thị. Việc kết hợp truy xuất dữ liệu từ nhiều bảng dựa vào mối liên kết giữa chúng.
4.3. Biểu mẫu
Khi làm việc với Access, biểu mẫu cho phép chúng ta thiết kế cho việc nhập, hiển thị thông tin hoặc điều khiển ứng dụng. Nhờ vào lập trình VBA bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc trên dữ liệu và gán các tác vụ đó vào biểu mẫu.
4.4. Các báo cáo
Một báo cáo giúp người dùng tạo và tùy chỉnh, tính toán, định dạng tổng hợp thông tin và xuất ra kết quả phù hợp.
Tham khảo: Cách đánh số trang bỏ trang đầu trong Word, Excel [CỰC DỄ]
5. Ưu điểm của Microsoft Access
- Dễ dàng làm việc với dữ liệu dạng bảng và giữa các bảng có mối liên kết với nhau để tạo ra thông tin một cách đầy đủ hơn.
- Giúp người dùng không chuyên về công nghệ nhưng muốn tìm hiểu về cơ sở dữ liệu và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để phục vụ công việc.
- Dù không rõ kiến thức về IT vẫn có thể nắm bắt các khái niệm về các loại dữ liệu, kiến trúc dữ liệu, mối quan hệ giữa các bảng và ngôn ngữ SQL.
- Công cụ Access trực quan, giao diện thân thiện, dễ dàng cài đặt và sử dụng.
- Tích hợp nhiều nguồn dữ liệu khác nhau
- Dung lượng lưu trữ lớn
- Có khả năng tự động hóa công việc thông qua lập trình VBA
6. Lời kết
Tóm lại, Acess là là phần mềm giúp quản lý và làm việc với cơ sở dữ liệu dạng bảng được phát triển bởi Microsoft. Ứng dụng này có sẵn trong bộ công cụ làm việc của Microsoft. Vì thế bạn chỉ cần mua 1 lần từ Microsoft là có thể dùng được.