Gmail doanh nghiệp là gì? Hướng dẫn thiết lập Gmail doanh nghiệp

Tác giả: Lê Thị Phương Lan
0 Bình luận

Gmail doanh nghiệp hay còn gọi là Gmail Business là thuật ngữ mà chúng ta vân được nghe thấy hàng ngày nhưng không phải ai cũng biết nó là gì. Trong bài viết này Nhân Hòa sẽ giúp các bạn tìm hiểu Gmail doanh nghiệp là gì? Cách đăng ký Gmail doanh nghiệp như thế nào?

Tổng quan kiến thức Gmail doanh nghiệp là gì?

– Gmail doanh nghiệp là gì?

Gmail doanh nghiệp là dịch vụ Email theo tên miền riêng của khách hàng phục vụ cho việc trao đổi và giao dịch trực tuyến 

Nói một cách đơn giản, Gmail doanh nghiệp là địa chỉ thư điện tử được đặt theo tên miền riêng mà một doanh nghiệp nào đó đăng ký

Ngoài ra, Gmail doanh nghiệp có thể hiểu là tài sản riêng thuộc quyền sở hữu của một doanh nghiệp nhất định trên môi trường Internet

Nếu như tài khoản miễn phí như Yahoo. Gmail,… người dùng có thể dùng cho các mục đích cá nhân thì hệ thống Gmail doanh nghiệp lại được dùng để phục vụ cho công việc chung của công ty như báo cáo, liên hệ đối tác, trao đổi với khách hàng,…

Những công ty khi thành lập sẽ mua Gmail doanh nghiệp được đặt theo tên miền để dễ dàng hơn trong việc kiểm soát thông tin

Tổng quan kiến thức Gmail doanh nghiệp là gì?

– Phân loại Gmail doanh nghiệp

Hiện nay có rất nhiều loại Gmail dành cho doanh nghiệp với hệ thống và tính năng vô cùng đa dạng. Tùy theo quy mô và mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 loại Gmail sau:

+ Gmail doanh nghiệp miễn phí khi sử dụng web hosting ở các nhà cung cấp hosting

Đây không phải loại Email chuyên dụng bởi khả năng xác thực tên miền không có nên trong quá trình sử dụng người dùng sẽ không tránh khỏi trường hợp bị spam thường xuyên

+ Gmail doanh nghiệp là một giải pháp mail server cung cấp trên hạ tầng 1 hoặc nhiều server riêng

Các máy chủ này được cài đặt những phần mềm chuyên nghiệp như quản lý Gmail, xác thực tên miền giúp cho hệ thống Gmail doanh nghiệp pass qua các bộ lọc tới 98%

Lợi ích khi sử dụng Gmail doanh nghiệp là gì?

Nhờ có những tính năng vượt trội hơn so với Gmail miễn phí, Gmail doanh nghiệp mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích sau đây:

– Chuyên nghiệp

Gmail doanh nghiệp có khả năng tạo thiện cảm và củng cố niềm tin đối với khách hàng. Sử dụng Gmail doanh nghiệp một cách tinh tế với một hình ảnh chuyên nghiệp giúp tăng khả năng mở Email khách hàng lên đến 9 lần so với Gmail miễn phí

– Luôn cập nhật mọi lúc mọi nơi

Với giao diện thông minh, có khả năng tích hợp trên mobile, tab, PC,… cho phép người dùng xử lý công việc ở bất cứ đâu, vô cùng tiện lợi, linh hoạt và tiết kiệm thời gian

Lợi ích khi sử dụng Gmail doanh nghiệp là gì?

– Bảo vệ khỏi spam nguy hiểm

Gmail doanh nghiệp thường bao gồm bộ lọc spam và chống virus để giữ cho hộp thư của bạn sạch sẽ và an toàn từ mail rác nguy hiểm

– Quản lý nhân viên

Gmail không chỉ để gửi tin nhắn mà nó còn cho phép các nhà quản lý đội ngũ nhân sự hay quản lý dự án hiệu quả hơn bằng cách lập lịch công việc và gửi thông báo cho các thành viên

– Tính năng đơn giản

Gmail doanh nghiệp sử dụng được các phần mềm như Outlook, Outlook Express, Webmail, Mobile. Các phần mềm này cho phép gửi và nhận mail online/offline

Sự khác biệt giữa Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp là gì?

– Gmail tên miền chuyên nghiệp hơn

Một địa chỉ email như yourname@yourbrand.com hoặc yourname@yourwebsite.com không chỉ có vẻ chuyên nghiệp hơn mà còn tăng thêm uy tín cho doanh nghiệp của bạn

Email là một trong những “cầu nối” giữa doanh nghiệp và khách hàng. Khi họ cần liên hệ, email là hình thức họ nghĩ đến đầu tiên. Hãy tạo ấn tượng và ghi điểm với khách hàng thông qua email của bạn

– Giao tiếp tức thời với Google Hangout

Trước khi xảy ra đại dịch Covid 19 lan rộng trên toàn cầu hai ứng dụng chat và Gọi video của Google Workspace bị bỏ quên. Ngay sau đó cách ly xã hội diện ra các ứng dụng họp video, gọi trực cần thiết hơn bao giờ hết

Với Google Hangout dành cho doanh nghiệp các bạn có thể họp trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Ứng dụng này cho phép các bạn mở các lớp đào tạo lên đến hàng ngàn người tham gia cùng một lúc.  Tính năng này Gmail miễn phí không thể đáp ứng được

Trong công việc việc trao tiếp trao đổi tức thời là không thể thiếu để làm việc nhóm cùng nhau và liên lạc tốt hơn. Cho phép mọi người trao đổi trong thời gian thực

– Làm việc nhóm dễ dàng hơn với Google Drive

Ổ cứng di động của bạn với không gian lưu trữ lớn. Drive là bộ công cụ lưu trữ và chia sẻ dữ liệu và hiện được sử dụng phổ biến trên thế giới. Khi đăng ký email doanh nghiệp Drive sẽ cho phép các bạn tạo thư mục dùng chung trên drive

Trong môi trường làm việc nhóm là cần thiết. Với tính năng làm việc nhóm trên Drive các bạn có thể cộng tác trên cùng một file tài liệu, không cần thực trên mọi thiết bị

Không cần phải mất thời gian cho việc chuyển qua lại các bản sao của dữ liệu nữa, hãy sửa trực tiếp ngay trên file và mọi người đều nhận được kết quả ngay tức khắc

– Chia sẻ dữ liệu lớn dễ hơn bao giờ hết

Khi bạn muốn chia sẻ dữ liệu tới một đối tác hoặc đồng nghiệp, bạn chỉ cần chia sẻ dữ liệu trên Google Drive, bật chia sẻ và copy địa chỉ của thư mục hoặc file muốn chia sẻ gửi cho người nhận là được. Không cần tốn thời gian chuyển qua email hay bên trung gian 

– Hộp thư cộng tác nhóm

Đối với công ty mỗi phòng ban có từ vài chục đến vài trăm nhân viên. Phòng sale có hơn 20 thành viên làm sao khách hàng có thể nhớ từng địa chỉ email cụ thể

Bạn chỉ cần tạo một hộp thư đại diện cho một nhóm để cộng tác với khách hàng đại loại như: sales@mmgroup.vn hay support@incomda.com….

Khi một email được gửi vào nhóm này toàn bộ thành viên trong nhóm có thể thay mặt nhóm để tương tác giải quyết các vấn đề với khách hàng

Sự khác biệt giữa Gmail cá nhân và Gmail doanh nghiệp là gì?

– Kiểm duyệt thư trước khi gửi/nhận với nhân viên mới

Đây là tính năng mà không phải dịch vụ email nào cũng cung cấp. Đây là tính năng cho phép tổ chức của bạn kiểm duyệt Đồng ý hoặc Từ Chối một email gửi đi hoặc chuyển đến từ một hoặc một nhóm nhân viên nào đó

Tính năng này rất cần thiết đối với nhân viên mới. Mỗi một email gửi đi luôn đảm bảo chính sách bảo mật hoặc nội quy trước khi gửi đi cho khách hàng

Đội giám sát hoặc người quản lý có thể cần phải thực thi chính sách kiểm duyệt một thời gian cho tới khi họ có đủ kỹ năng cần thiết

Hoặc đội pháp chế của công ty bắt buộc phải xét duyệt để đảm bảo tất cả các thông tin được tuân thủ chính sách pháp lý và bảo mật trước khi chuyển ra hoặc đến người nhận. Đây là một trong những tính năng độc đáo của email công ty

Với email cá nhân bạn không thể sử dụng tính năng này

– Bản sao Email và bằng chứng pháp lý

Với Gmail miễn phí khi người dùng xóa nội dung email thì không thể phục hồi. Với G Suite admin có thể thiết lập các bản sao cho những email bị xóa

Bất cứ vấn đề liên quan đến kiện cáo, sử dụng trái phép tài nguyên doanh nghiệp đều cần có chứng thực rõ ràng

Và đây chính là một trong những tính năng mà người dùng doanh nghiệp rất thích ở G Suite

– Lịch sử gửi/nhận Gmail

Quá trình gửi/nhận email bất kỳ được ghi lại rất rõ ràng: từ ngày giờ gửi/nhận, người gửi/nhận, ở đâu, trên thiết bị nào… đều thể hiện rõ trong lịch sử email

Đây cũng là tính năng cần thiết cho các doanh nghiệp lớn, cần kiểm soát dữ liệu hay trích xuất các bằng chứng cần thiết cho nhiều trường hợp xảy đến (như hết hạn hợp đồng, người chỉnh sửa email cuối cùng….)

– Khôi phục dữ liệu bị xóa khỏi thùng rác bởi người dùng

Đối với email các nhận các bạn lỡ xóa một email nào đó thì không thể khôi phục lại được. Nhưng đối với Gmail dành cho doanh nghiệp nếu các bạn lỡ xóa những email quan trọng ra khỏi thùng rác

Quản trị viên có thể khôi phục dữ liệu đã xóa trong vòng 25 ngày từ trang quản trị viên. Làm theo hướng dẫn dưới đây để xử lý khi cần thiết

– Giảm thư rác lên đến 99,9%

Ngày nay hầu như chúng ta phải sống chung với thư rác. Mỗi ngày nhận hàng trăm thậm chí hàng ngàn email. Những email quan trọng trộn lẫn với email rác. Làm cho chúng ta mất rất nhiều cơ hội. Với email doanh nghiệp hầu nói không với thư rác

Hướng dẫn thiết lập Gmail doanh nghiệp

– Bước 1: Truy cập G Suite

Sau đó, chọn Bắt đầu để tiến hành quá trình đăng ký

Điền thông tin tài khoản cơ bản bao gồm tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên và địa chỉ Email hiện tại của bạn

– Bước 2: Nhập thông tin tên miền

Sau khi hoàn thành các bước điền thông tin cá nhân, trên màn hình sẽ xuất hiện thông báo “Does your business have a domain?”

Nếu bạn đã có > chọn “Yes, I have one I can use” hoặc nếu không > chọn “No, I need one”

+ Nhận một tên miền mới

Trong trường hợp chưa có tên miền, bạn sẽ phải thực hiện thêm các bước để đăng ký tên miền mới. Tên miền này là một phần của địa chỉ email của bạn, tiếp theo là ký tên @, ví dụ nhanhoa@gmail.com

Đi tới công ty đăng ký tên miền của bạn và đăng ký một tên miền mới, sử dụng nó cho địa chỉ email của bạn

+ Xác minh tên miền hiện có

Nếu bạn đã có một tên miền và bạn muốn sử dụng nó cho địa chỉ gmail doanh nghiệp của mình, chỉ cần nhập tên miền của bạn vào hộp. Bây giờ bạn sẽ được yêu cầu hoàn tất quá trình xác minh và cho phép Google truy cập miền

Để thực hiện việc này, hãy truy cập doanh nghiệp đăng ký tên miền của bạn và nhập các bản ghi MX mà G Suite cung cấp vào DNS

– Bước 3: Tạo địa chỉ Gmail

Chọn bất kỳ tên người dùng và mật khẩu để tạo địa chỉ Gmail doanh nghiệp của bạn và sau đó nhấp vào “Đồng ý và tiếp tục”

– Bước 4: Chọn phương thức thanh toán

Cuối cùng, chọn phương thức thanh toán mà bạn muốn. Hiện Gmail cho phép người dùng doanh nghiệp mới đăng ký dùng thử miễn phí 14 ngày, sau đó trả phí để tiếp tục sử dụng

– Bước 5: Di chuyển Email sang Gmail

Nếu bạn muốn chuyển Email và danh bạ hiện có của mình sang tài khoản mới, hãy truy cập admin.google.com

Sau đó tìm và nhấp vào ứng dụng. Trong phần Settings, đánh dấu vào hộp bên cạnh tùy chọn Tải lên Email của người dùng sau đó chọn Save

Cuối cùng, quay lại Gmail, đi tới Settings và bắt đầu Import

Đăng ký khởi tạo mua Gmail doanh nghiệp

Nhân Hòa chính thức cung ứng dịch vụ dịch vụ Gmail doanh nghiệp sử dụng cho các đơn vị tổ chức và cá nhân theo tên miền riêng của mình với chi phí phù hợp và chế độ hỗ trợ tốt nhất. Mọi thông tin xin liên hệ hotline: 1900 6680 để được tư vấn miễn phí.

Nếu bạn đang sử dụng Gmail trên các hệ thống khác, Nhân Hòa sẽ chuyển toàn bộ dữ liệu và mail của quý khách về Gmail, quý khách hàng có thể giữ nguyên hoàn toàn data email hiện đang sử dụng. Tham khảo bảng giá Gmail doanh nghiệp.

Kết luận

Như vậy các bạn đã biết được khái niệm Gmail doanh nghiệp là gì. Hãy liên hệ với Nhân Hòa qua hotline 1900 6680, từ đó các bạn sẽ lựa chọn cho mình hình thức Gmail doanh nghiệp phù hợp nhất. 

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com

Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An

Tel: 0915221384 – Email: contact@nhanhoa.com

Bài viết liên quan

Leave a Comment

TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI

VĂN PHÒNG TP. HCM

CHI NHÁNH NGHỆ AN

Copyright © 2002 – 2021 Nhan Hoa Software Company. All Rights Reserved.
Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa. Đại diện: Ông Hồ Trung Dũng
Giấy phép kinh doanh số: 0101289966 do Sở kế hoạch và Đầu tư Hà nội cấp ngày 19/09/2002