Hiện nay, đã có rất nhiều phần mềm ứng dụng quản lý công việc hỗ trợ các doanh nghiệp. Một trong số các ứng dụng đang được sử dụng phổ biến hiện nay là Google Apps. Hãy cùng tìm hiểu Google Apps là gì? Sử dụng Google Apps như thế nào nhé!
Contents
Google Apps là gì?
Google Apps là một tập hợp các ứng dụng được sử dụng cùng lúc với Google Documents. Chúng được cung cấp trong một gói có tên “Google Apps” để bạn có thể chia sẻ và làm việc cùng nhau mà không bị giới hạn. Google Documents được lưu trữ trong một máy chủ dựa trên đám mây (Cloud).
Khi Google tung ra các dịch vụ trọn gói, họ đã thay thế ý tưởng có các ứng dụng (app) riêng biệt cho các tác vụ khác nhau. Bằng ý tưởng chỉ để tất cả chúng chạy cùng nhau, tất cả trong một ứng dụng.
Với cách tiếp cận này, bạn chỉ cần đăng ký một lần và sau đó bạn đã sẵn sàng sử dụng tất cả các ứng dụng. Google Apps bao gồm: Google Talk, Lịch Google, Google Documents, Google Mail.
Google Apps là gì?
Ví dụ: Bạn có thể thay @ gmail.com bằng tên miền riêng của mình để tạo địa chỉ email doanh nghiệp. Chẳng hạn như doanh nghiệp của bạn sở hữu miền nhanhoa.com và bạn đăng ký dịch vụ Google Apps. Tất cả những người trong doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được thông tin chung sau hỗ trợ từ Google Apps:
– Địa chỉ email tùy chỉnh (nguoidung@nhanhoa.com)
– Hỗ trợ các công cụ xử lý văn bản hữu ích
– Bản trình bày, bảng tính, biểu mẫu
– Họp trực tuyến dễ dàng với tính năng gọi video nhóm
– Lưu trữ dữ liệu trên đám mây
Các tính năng nổi bật trên Google Apps là gì?
– Liên hệ với tất cả mọi người trong nhóm
+ Gmail
Đây là nền tảng email được Google phát triển và hỗ trợ người dùng với dung lượng sử dụng là 15G
+ Chat
Tạo nhóm trò chuyện bàn công việc với nhau mọi lúc mọi nơi
+ Meet
Kết nối mọi người trong nhóm mở cuộc họp video bất cứ khi nào bạn muốn. Mọi thứ đều được bảo mật an toàn
+ Lịch
Một tính năng vô cùng bổ ích và cần thiết cho các doanh nghiệp giúp ghi nhớ và phân công việc cho nhân viên nhanh chóng đầy tiện lợi. Mặt khác có thể quản lý và nắm rõ hơn các công việc trong nhóm, tránh được trường hợp phân bổ công việc cho thành viên quá tải hay dư quá nhiều thời gian trống của thành viên. Như vậy sẽ đảm bảo được tiến độ công việc hoàn thành deadline tốt hơn
– Tạo mọi thứ dễ dàng ngay trên ứng dụng
+ Tài liệu
Tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản trực tuyến không cần sử dụng phần mềm chuyên dụng. Đặc biệt, nhiều người có thể làm việc cùng một lúc và mọi thay đổi được lưu tự động
+ Trang tính
Trang tính được thiết kế với tính năng AI (trí tuệ nhân tạo), giúp bạn thoải mái lập kế hoạch cho sự kiện hay chia sẻ bất cứ thông tin gì liên quan đến số liệu. Và thêm thành viên vào trang tính để cùng chỉnh sửa nội dung và truy cập chỉnh sửa qua chế độ ngoại tuyến mọi lúc
+ Trang trình bày
Các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau thiết kế một bản trình bày trực tuyến với đối tác, tại đây có thể cập nhật, chỉnh sửa một cách dễ dàng
+ Biểu mẫu
Khi bạn cần khảo sát nhanh một vấn đề nào đó, hãy tạo biểu mẫu và thêm các câu hỏi vào, cuộc khảo sát sẽ nhanh chóng được diễn ra, sau đó bạn chỉ việc thu thập lại toàn bộ dữ liệu và phân tích nó
+ Sites
Tính năng tạo trang web nhóm này giúp cho những ai không biết về lập trình mà vẫn có thể dễ dàng tạo được trang web với nhiều giao diện đẹp mắt
+ Apps Script
Doanh nghiệp có thể tạo ra các giải pháp tùy chỉnh để giải quyết những vấn đề họ gặp phải hàng ngày, mà không cần đến các lập trình chuyên nghiệp
+ Keep
Tham gia ghi chú với các thành viên và đặt nhắc nhở để hoàn thành công việc đúng thời hạn. Tất cả thông tin ghi trong ghi chú đều được đồng bộ hóa với cái thiết bị của bạn
Các tính năng nổi bật trên Google Apps là gì?
– Tìm kiếm và lưu trữ nhanh chóng
+ Cloud Search
Công cụ hỗ trợ tìm kiếm trong thư mục của công ty bạn. Giúp cho việc tìm kiếm thông tin liên hệ của đồng nghiệp được nhanh hơn cũng như các sự kiện và tệp chung, từ Gmail và Drive cho đến Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Lịch, v.v…
+ Google Drive
Cho phép bạn lưu trữ các tệp trên đám mây, thoải mái chia sẻ các tệp đó với các thành viên và có thể truy cập chúng từ mọi nơi
– Quản lý người dùng và bảo mật an toàn
+ Quản trị viên
Với giao diện đơn giản dễ dàng quản lý các thành viên trong nhóm
+ Quản lý điểm cuối
Nếu không may bạn bị mất điện thoại hay laptop thì hãy bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp bằng tính năng quản lý thiết bị đầu cuối. Bạn có thể yêu cầu khóa màn hình, sử dụng mật khẩu mạnh và xóa dữ liệu bảo mật bằng tính năng xóa sạch dữ liệu trong thiết bị hoặc xóa tài khoản tùy chọn dành cho Android và iOS. Đồng thời chặn quyền truy cập vào các phiên làm việc cụ thể trên Windows, Chrome OS, Linux và MacOS
+ Vault
Theo dõi những nội dung quan trọng. Lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu của doanh nghiệp
Sử dụng Google Apps có tiết kiệm chi phí không?
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng Microsoft Exchange 2007 thì hoàn toàn có thể quyết định liệu có tiết kiệm chi phí được ngân sách không bằng cách truy vấn vào đây.
Google Apps Premier Edition có giá 50 đô la Mỹ cho mỗi tài khoản trong vòng một năm. Lưu ý, mỗi tài khoản người sử dụng được coi như một hòm thư đến chứ không phải một miền.
Sử dụng Google Apps có tiết kiệm chi phí không?
Google không chiết khấu cho dung lượng sử dụng hoặc mua với số lượng lớn. Nếu doanh nghiệp muốn tăng thêm mức lưu trữ thì có thể thêm tính năng Google Message Discovery vào tài khoản Google Apps Premier Edition sau khi đăng nhập.
Mỗi lần thêm sẽ tốn 14 đô la Mỹ cho một tài khoản người dùng trong một năm cho khoảng thời gian lưu trữ là 1 năm. Hoặc 33 đô la Mỹ trong một năm cho một tài khoản người sử dụng với khoảng thời gian lưu trữ là 10 năm.
Kết luận
Trên đây là một số thông tin cơ bản về bộ ứng dụng Google Apps, sau khi đọc xong chắc hẳn bạn cũng đã hiểu được Google Apps là gì rồi đúng không? Mong rằng sẽ giúp các doanh nghiệp tìm ra cách quản lý công việc cũng như nhân sự tốt hơn, xử lý công việc hoàn thành đúng thời gian quy định.
+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom
+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom
+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html
————————————————————
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA
Hotline: 1900 6680
Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com
Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM
Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com
Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An
Tel: 0915221384 – Email: contact@nhanhoa.com