Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là việc doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát hành hóa đơn cho người sử dụng dịch vụ, mua hàng hóa. Theo quy định của pháp luật hiện hành, việc xuất hóa đơn điện tử phải tuân thủ những nguyên tắc nào? Nhân Hòa sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.
Contents
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (được viết tắt là E-Invoice) là hình thức hóa đơn hiện đại sử dụng trên nền tảng điện tử, vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.
Căn cứ theo Điều 1, Khoản 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận. lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử”.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
>>> Xem thêm: Tra cứu thông tin hóa đơn tổng cục thuế [CHI TIẾT]
Các văn bản luật liên quan đến lập và xuất hóa đơn điện tử
Các văn bản luật liên quan đến lập và xuất hóa đơn điện tử
Để hiểu rõ hơn về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử, bạn cần nắm vững những văn bản quy phạm dưới đây:
– Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP Ngày 14/5/2010
– Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi Thông tư 156/2013/TT-BTC, 111/2013/TT-BTC, 219/2013/TT-BTC, 08/2013/TT-BTC, 85/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC
– Thông tư số 78/2014/TT-BTC để cải cách, đơn giản thủ tục hành chính về thuế
– Thông tư số 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử, cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước
– Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
– Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử có được xuất theo hợp đồng không? [QUAN TRỌNG]
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
– Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là hóa đơn có tính thuế làm tăng thêm giá trị hàng hóa, dịch vụ trong quá trình sản xuất – phân phối – tiêu dùng và được đóng vào ngân sách Nhà nước.
Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán cần đảm bảo tuân thủ những nội dung sau đây:
+ Nội dung ghi trên hóa đơn phải đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong doanh nghiệp
+ Hóa đơn không được tẩy xóa, viết chồng đè, sửa chữa
+ Khi lập hóa đơn không được viết hai màu mực, không dùng loại mực dễ phai
+ Nội dung trên hóa đơn như chữ viết, chữ số phải viết liền mạch không được ngắt quãng và không được viết đè lên chữ in trên hóa đơn
+ Các liên hóa đơn GTGT phải giống nhau và phải lập theo thứ tự của hóa đơn
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
– Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP khi lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ những nội dung sau trên hóa đơn xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:
+ Tên hóa đơn – ký hiệu hóa đơn – ký hiệu mẫu số hóa đơn – số hóa đơn
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (nếu có)
+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, thành tiền chưa tính thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT
+ Tổng số tiền thanh toán
+ Chữ ký số của người bán
+ Chữ ký số người mua
+ Thời điểm lập hóa đơn điện tử
+ Mã cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
+ Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan
Lưu ý: Kế toán khi xuất hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin trên đây theo hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch cam kết của hai bên để tránh tình trạng mâu thuẫn khi xảy ra sai sót
– Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai
Xử lý hóa đơn điện tử xuất sai được chia thành 3 trường hợp cơ bản nhất dưới đây:
+ Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế
Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định đối với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng người mua chưa kê khai thuế phát hiện sai sót sẽ được hủy khi có sự đồng ý từ của cả bên bán và bên mua
Lưu ý: Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử xuất sai chỉ có hiệu lực theo đúng thời gian hai bên thỏa thuận trước đó. Hóa đơn hủy bỏ cần được lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu, kiểm tra của cơ quan chức năng có thẩm quyền
Sau đó người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn hủy bỏ và gửi lại cho người mua. Trên hóa đơn phải có dòng chữ “ hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” kèm theo ký hiệu, ngày ký, ngày gửi
+ Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua và người mua đã thực hiện kê khai thuế
Trường hợp này, ngay sau khi phát hiện sai sót cả hai bên phải làm văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót có chữ ký số của cả hai bên. Sau đó người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh nội dung gì, tăng (giảm) số lượng, giá bán,…
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đó, cả hai bên thực hiện thuế điều chỉnh theo quy định pháp luật
Lưu ý: Không được điều chỉnh kê khai thuế thành số âm (-)
>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế [Cập nhật mới nhất]
Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử
– Bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn, bên bán vẫn phải xuất hóa đơn, ghi rõ khách hàng lẻ không lấy hóa đơn
– Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền
– Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn
– Nội dung trong hóa đơn điện tử yêu cầu rõ ràng chính xác, danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu…
– Trước ngày 01/11/2020, đối với hóa đơn bán hàng dưới 200.000 đồng, không cần phải xuất hóa đơn điện tử từng lần bán hàng trừ khi khách hàng có yêu cầu lấy hóa đơn. Cuối ngày, đơn vị xuất 1 hóa đơn tổng hợp cho tất cả các lần bán hàng này
– Từ ngày 01/11/2020, không phân biệt giá trị hóa đơn, tất cả các lần bán hàng hóa, dịch vụ của đơn vị đều thực hiện xuất hóa đơn theo đúng quy định
Kết luận
Nhân Hòa vừa giải đáp cho bạn những nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử trong bài viết ở trên.
Mọi thắc mắc về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử hay phần mềm hóa đơn điện tử Nhân Hòa hoàn toàn miễn phí, bạn hãy liên hệ qua các địa chỉ dưới đây
+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom
+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom
+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html
————————————————————
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA
Hotline: 1900 6680
Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com
Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM
Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com
Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An
Email: contact@nhanhoa.com