Hiện nay các doanh nghiệp, các công ty kinh doanh trao đổi các thông tin, giấy tờ chủ yếu qua địa chỉ Email. Vậy địa chỉ Email là gì? Làm sao để tạo địa chỉ Email chuyên nghiệp? Cùng tìm hiểu trong bài viết này của Nhân Hòa nhé!
Contents
Địa chỉ Email là gì?
Email hay E-mail là từ viết tắt của cụm từ Electronic Mail có nghĩa là hòm thư điện tử trong tiếng Việt.
Địa chỉ Email là hòm thư có chức năng gửi và nhận thư qua mạng máy tính. Sự xuất hiện của Email mang lại rất nhiều lợi ích trong công việc cũng như cuộc sống của con người.
Địa chỉ Email là gì?
Nhờ có địa chỉ Email, bạn không cần mất công ra bưu điện gửi thư và đợi phản hồi lâu như trước. Với địa chỉ Email bạn có thể gửi và nhận thư phản hồi tức thì ngay tại nhà.
Ưu điểm và nhược điểm của địa chỉ Email
– Ưu điểm của địa chỉ Email
+ Tiết kiệm thời gian
Một lá thư thông thường khi gửi đi sẽ phải mất một thời gian khá lâu để đến tay người nhận. Thế nhưng với địa chỉ Email, chỉ cần vài giây là người nhận đã có thể nhận được thông tin mà không cần phải chờ đợi quá lâu như cách gửi truyền thống
+ Tiết kiệm chi phí
Đối với những lá thư truyền thống, bạn cần bỏ tiền để mua tem để gửi đến cho người nhận. Nhưng với Email, bạn sẽ không cần tốn bất kỳ khoản chi phí nào. Bạn chỉ cần soạn thảo trên máy tính và gửi đi
+ Chứa nhiều dạng thông tin
Nếu như với thư tay, tất cả những gì bạn có thể gửi đi là thông tin chữ viết thì giờ đây với địa chỉ Email bạn có thể đính kèm các loại tập tin khác nhau từ hình ảnh, video đến các tệp âm thanh,…
+ Tính bảo mật cao
Mỗi một địa chỉ Email sẽ luôn có một mật khẩu riêng do chính chủ sở hữu đặt ra. Do đó, chỉ khi có mật khẩu thì mới có thể đăng nhập Email, nếu không thì bạn sẽ không thể xem được bất cứ thông tin gì
Ưu điểm và nhược điểm của địa chỉ Email
– Nhược điểm của địa chỉ Email
+ Có thể chứa virus
Có rất nhiều bức thư có thể chứa các tệp tin có virus, người dùng cần cẩn trọng khi mở Email từ những người bạn không biết hoặc khi yêu cầu tải xuống tệp đính kèm để tránh bị virus
+ Gây hiểu lầm
Địa chỉ Email không thể hiện lời nói hay bộc lộ cảm xúc nên người nhận có thể hiểu sai thông điệp của người gửi
+ Quảng cáo làm phiền
Người dùng thường bị các tin nhắn spam, quảng cáo làm phiền hoặc bị mất các thư quan trọng do thư rác. Bạn nên tìm hiểu cách chặn tin nhắn rác nếu như không muốn bị chúng gây khó chịu
+ Giới hạn lưu trữ
Đa phần các dịch vụ Email miễn phí đều bị giới hạn dung lượng lưu trữ dẫn đến việc bạn có thể không nhận được hoặc buộc phải xóa những thư quan trọng do hộp thư đến đã đầy
Địa chỉ Email phổ biến nhất hiện nay
– Email cá nhân
Email cá nhân là tài khoản của mỗi cá nhân, đuôi Email là dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ: @yahoo.com, @gmail.com,…
Trong kinh doanh, nếu nhân viên sử dụng địa chỉ Email cá nhân để làm việc thì các dữ liệu, thông tin của công ty sẽ nằm trên Email này và công ty không thể quản lý được. Điều đó dẫn đến khi nhân viên nghỉ việc thì công ty cũng có thể bị mất luôn các thông tin, dữ liệu này,…
Địa chỉ Email phổ biến nhất hiện nay
– Email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp là tài khoản có đuôi Email gắn liền với tên miền doanh nghiệp. Email này được công ty cấp cho từng nhân viên sử dụng để giao tiếp trong công việc như gửi thư cho khách hàng, đối tác,…
Nếu nhân viên nghỉ việc công ty vẫn có thể thu hồi Email về và đảm bảo các dữ liệu, thông tin cũng như trong phạm vi an toàn
– Email Marketing
Email Marketing là công cụ của Marketing, là cách tiếp cận, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua Email
Email Marketing rất hiệu quả cho các chiến dịch quảng bá sản phẩm chăm sóc khách hàng, mang khách hàng đến với gần thương hiệu hơn
Hướng dẫn tạo địa chỉ Email chuyên nghiệp
Nếu bạn chưa có Email, muốn có một địa chỉ Email để phục vụ học tập, công việc, cung cấp thông tin thì có thể tạo một địa chỉ Email dễ dàng. Bạn nên chọn Gmail, dịch vụ cung cấp Email đến từ Google, miễn phí và phổ biến nhất hiện nay.
– Bước 1: Truy cập gmail.com > Chọn Tạo tài khoản, nếu là với mục đích cá nhân, bạn chọn Cho bản thân tôi > Tiếp theo
– Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết như Họ, Tên, địa chỉ email, nhập mật khẩu 2 lần
Lưu ý: Mật khẩu phải là thông tin mà chỉ có bạn biết và không để người khác đoán ra, đồng thời bạn cũng cần ghi nhớ mật khẩu này để đăng nhập > chọn Tiếp theo
– Bước 3: Nhập các thông tin như số điện thoại và địa chỉ email khôi phục. Đây là những thông tin để bạn có thể lấy lại mật khẩu hoặc địa chỉ email sau này nếu bị quên mật khẩu
Nếu không muốn bạn có thể bỏ qua bước này. Ngoài ra bạn còn cần điền ngày tháng năm sinh và giới tính
Sau đó bạn chọn Tiếp theo
– Bước 4: Cuối cùng là điều khoản của Google, bạn chỉ cần chọn Tôi đồng ý và chờ đợi
Như vậy địa chỉ email của bạn đã được tạo xong và ngay lập tức bạn đã ở giao diện Hộp thư gmail
Kể từ bây giờ bạn có thể đăng nhập bằng thông tin địa chỉ email và mật khẩu đã nhập ở Bước 2
Quy tắc khi tạo địa chỉ Email
Tạo lập địa chỉ email thông thường rất đơn giản, song với nhu cầu của xã hội hiện đại, chỉ sử dụng các tài khoản email này là không đủ. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, rất nhiều doanh nghiệp đã tạo lập các địa chỉ email chuyên nghiệp để phục vụ cho các hoạt động của mình.
Email này thường được dùng bởi các doanh nghiệp, tổ chức lớn. Thông thường, email chính của doanh nghiệp (hiển thị trên website) sẽ được thiết kế đi kèm với dịch vụ thiết kế web.
Công việc này đòi hỏi người tạo lập email cần có chuyên môn cao hơn bình thường. Và để tạo lập địa chỉ email thành công, bạn cần lưu ý đến một số quy tắc cơ bản: Sử dụng email theo tên miền và tạo lập dựa theo tiêu chuẩn.
– Sử dụng Email theo tên miền
Đưa tên miền vào email là quy tắc quan trọng nhất khi tạo lập một địa chỉ email chuyên nghiệp. Email có tên miền sẽ gắn liền với một doanh nghiệp minh bạch về mặt pháp lý và hiển nhiên, điều này đồng nghĩa với việc địa chỉ email của bạn được đánh giá là đáng tin hơn
Thay vì sử dụng email có dạng username@gmail.com, hãy dùng email dạng username@tên miền. Sử dụng tên miền trong địa chỉ email giúp mang lại khả năng tùy chỉnh cao, linh hoạt trong sử dụng công cụ, quản lý tốt, tránh bị đánh dấu spam,… Cụ thể:
+ Địa chỉ email có tên miền giúp việc sử dụng các tính năng trên Outlook, Outlook Express,… đơn giản, dễ dàng hơn
+ Cho phép quản trị viên tiến hành các thay đổi khi có sự biến động về nhân sự (email của doanh nghiệp)
+ Địa chỉ Email có tên miền uy tín hơn, khả năng bị Google đánh dấu spam, junk mail thấp hơn
+ Linh động trong truy cập, bạn có thể truy cập vào email tại bất cứ đâu bằng các thiết bị thông minh, có kết nối mạng khi tích hợp webmail
+ Địa chỉ email chuyên nghiệp cho phép quản lý, kiểm soát nội dung của các email gửi đi/nhận về mà vẫn đảm bảo về nhu cầu bảo mật
Quy tắc khi tạo địa chỉ Email
– Tạo lập theo tiêu chuẩn Email
Một lưu ý quan trọng khác mà bạn cần biết khi tạo lập địa chỉ email chuyên nghiệp là tiêu chuẩn Email. Một email chuyên nghiệp cần sử dụng username là tên riêng của chính bạn chứ không phải những cái tên chung chung như info, support, hotro,…
Đặc biệt, hạn chế sử dụng những cái tên như Coolboy477, BadGirl789 để làm username. Chúng tạo ấn tượng về sự trẻ con và không chuyên nghiệp. Bạn có thể dùng tên riêng hoặc cả họ và tên để làm username
Ngoài ra, sau khi đã tạo lập địa chỉ Email chuyên nghiệp thành công, bạn còn có thể để tên đầy đủ của mình hiển thị trong nội dung Email
Các thuật ngữ liên quan đến địa chỉ Email
– Cc và Bcc
Carbon copy và Blind carbon copy chính là từ đầy đủ của CC và BCC. Công dụng của 2 mục CC trong email là dùng để gửi cho nhiều người cùng lúc. Còn BBC cũng tương tự như thế
Nhưng BBC hơn CC ở chỗ người gửi nếu chọn gửi bằng CC thì người nhận họ sẽ biết người gửi đã gửi mail đến những địa chỉ email nào nữa. Còn ở BBC thì người nhận sẽ chỉ thấy mỗi mình là người nhận thư
Ví dụ trong thực tế:
Các email marketing (Email dùng cho mục đích để quảng cáo tiếp thị dịch vụ sản phẩm của họ) thường sử dụng dạng gửi BCC để cho khách hàng có tâm lý tin tưởng là dịch vụ đó quan tâm đến mình. Nhưng thật ra họ gửi 1 lúc rất nhiều người
– Junk mail, Bulk mail, Spam
Junk mail, Bulk mail, Spam mail 3 từ này nói chung là để phân loại các thư rác. Các thư rác là những thư nhầm mục đích quảng cáo hay lừa đảo được gửi hàng loạt và bị đưa vào đây. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp bị nhận nhầm và đưa vào đây
Các thuật ngữ liên quan đến địa chỉ Email
– POP3, IMAP
POP3, IMAP đây là 2 giao thức để nhận email về máy qua mail client. Điểm khác nhau chính là POP3 sẽ tải email về máy tính, điện thoại, thiết bị bạn cài đặt POP3
Còn IMAP sẽ ánh xạ( nói nôm na là hiển thị y chang như hộp mail của bạn trang web) về máy bạn. Mọi thứ làm máy bạn sẽ ảnh hưởng hộp thư của bạn. Còn POP3 thì không bị ảnh hưởng
– Subject trong Email
Chữ này có ý nghĩa là tiêu đề của lá thư điện tử. Có thể hiểu đơn giản là nêu mục đích của lá thư
Kết luận
Địa chỉ email là gì cũng như cách tạo lập địa chỉ email đã được trình bày rất chi tiết trong bài viết trên. Mong rằng với những nội dung đã được Nhân Hòa chia sẻ, bạn có thể tạo lập và sử dụng email trong công việc hiệu quả và dễ dàng.
+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom
+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom
+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html
————————————————————
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA
Hotline: 1900 6680
Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com
Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM
Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com
Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An
Tel: 0915221384 – Email: contact@nhanhoa.com