Hóa đơn điện tử có được xuất theo hợp đồng không? Khi lập hóa đơn này cần chú ý điều gì? Dưới đây là chia sẻ chi tiết của Nhân Hòa về vấn đề nêu trên. Hãy cùng theo dõi nhé!
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính: “Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.”
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,… Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích [THIẾT THỰC] khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có được xuất theo hợp đồng không?
Hóa đơn điện tử có được xuất theo hợp đồng không?
Trước khi xuất hóa đơn theo hợp đồng, bạn cần kiểm tra những nội dung dưới đây để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:
– Thông tin của người bán/mua
+ Họ và tên của người mua: Phải được ghi đầy đủ và chính xác. Trong trường hợp người mua không cung cấp thông tin hoặc không lấy hóa đơn thì phải ghi chú lại
+ Tên cơ quan/tổ chức/công ty: Phải ghi đầy đủ và chính xác. Trong trường hợp tên cơ quan/tổ chức/công ty quá dài, người lập hóa đơn có thể tham khảo quy định viết tắt để rút ngắn tên đơn vị của mình lại
Ví dụ, công ty trách nhiệm hữu hạn có thể viết tắt là công ty TNHH, công ty cổ phần viết tắt thành công ty CP,…
+ Mã số thuế: Trường thông tin này rất dễ viết sai. Do đó người lập hóa đơn cần kiểm tra lại kĩ trước khi xuất hóa đơn
+ Địa chỉ: Người lập hóa đơn lưu ý phải điền đúng địa chỉ được đăng ký trong Giấy phép đăng ký kinh doanh
– Đồng tiền ghi trên hóa đơn
+ Phần tiền ghi trên hóa đơn theo hợp đồng sẽ không được làm tròn số lẻ
+ Trong trường hợp người mua dùng ngoại tệ để thanh toán, người lập hóa đơn phải ghi tổng tiền thanh toán bằng nguyên tệ và kèm theo Tiếng Việt tại mục “Số tiền bằng chữ”
– Chữ ký
+ Chữ ký của người bán: Ai là người lập hóa đơn thì sẽ là người đó trực tiếp ký. Thường sẽ là thủ trưởng đơn vị, hoặc người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền để ký (phải có giấy ủy quyền), dấu của đơn vị sẽ được đóng vào bên trái của hóa đơn
+ Chữ ký của người mua: Ai là người giao dịch trực tiếp thì sẽ là người đó ký. Tuy nhiên, chữ ký của người mua là không bắt buộc. Trong trường hợp người mua không trực tiếp tới mua thì người bán phải ghi rõ giao dịch qua điện thoại, qua Internet hay qua fax
>>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không? [CĂN CỨ PHÁP LÝ]
Lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng
Lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng
Bên cạnh quy định về nội dung trên hóa đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp cũng cần chú ý tới một vài nguyên tắc sau để quá trình xuất hóa đơn được suôn sẻ, thuận lợi:
– Người viết hóa đơn phải là người bán
– Người bán phải lập hóa đơn theo hợp đồng theo đúng số thứ tự từ bé tới lớn
– Nếu danh mục hàng hóa trên hóa đơn quá dài, người bán có thể xuất hóa đơn theo các hình thức dưới đây:
+ Hóa đơn giấy: người bán xuất nhiều hóa đơn nối tiếp hoặc xuất hóa đơn kèm bảng kê
+ Hóa đơn điện tử: người bán chỉ cần xuất duy nhất một hóa đơn gồm nhiều trang
Trong ngành xây dựng, người lập hóa đơn được phép ghi thông tin về hàng hóa theo công trình được bàn giao
>>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào? [PHẢI BIẾT]
Kết luận
Trên đây là chia sẻ của Nhân Hòa về việc hóa đơn điện tử có được xuất theo hợp đồng không. Hy vọng bài viết này sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho các kế toán viên nói riêng và các doanh nghiệp nói chung.
HOADON.BIZ là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa, tuân thủ theo quy định Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom
+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom
+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html
————————————————————
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA
Hotline: 1900 6680
Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com
Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM
Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com
Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An
Email: contact@nhanhoa.com