Tổng đài điện thoại là gì? Tổng đài điện thoại ảo [TỐT NHẤT]

Tác giả: Lê Thị Phương Lan
0 Bình luận

Doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị lựa chọn lắp đặt tổng đài điện thoại phục vụ cho hoạt động Telesale, Telemarketing, chăm sóc khách hàng,… Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu tổng đài điện thoại là gì trong bài viết sau đây.

Tổng đài điện thoại là gì?

Là một hệ thống được sử dụng để kết nối các bộ phận khác nhau nhằm thiết lập cuộc gọi. Nhờ chuyển mạch giúp các thiết bị đầu cuối liên hệ cho nhau. Cho phép gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp. Hệ thống này có tất cả các thiết bị nghe gọi để xử lý tất cả tín hiệu, cuộc gọi trong và ngoại mạng.

Tổng đài điện thoại là gì?

Hiện nay, tổng đài điện thoại sử dụng một bộ các thuật toán. Giúp tự động kết nối cuộc gọi mà không cần sự trợ giúp của nhân viên vận hành. Các doanh nghiệp ngày càng hội nhập phát triển. 

Theo đó, nhu cầu trao đổi thông tin qua điện thoại cũng càng nhiều hơn. Đặc biệt với các doanh nghiệp chăm sóc khách hàng, bán hàng qua điện thoại. Thì nhu cầu dùng điện thoại đàm thoại càng lớn.

>>> Xem thêm: Mã Captcha là gì? [PHÂN LOẠI, VAI TRÒ, ỨNG DỤNG]

Phân loại tổng đài điện thoại

– Theo đặc tính kỹ thuật

+ Tổng đài Analog

Tổng đài Analog hoạt động dựa trên công nghệ Analog, một công nghệ truyền thống và hoạt động dựa trên đường line của bưu điện. Khi có người đăng ký sử dụng, nhà mạng sẽ kéo đường line bưu điện trực tiếp đến tận nơi sử dụng. Do vậy phạm vi sử dụng của nhà mạng này thường là phạm vi hẹp, không được linh hoạt, rộng rãi

Tổng đài hoạt động của Analog hoạt động một cách độc lập mà không cần sử dụng đến mạng hay điện. Vì vậy khi sử dụng hệ thống này chi phí đầu tư cũng như sử dụng sẽ rẻ hơn so với một số loại tổng đài điện thoại khác

Có thể chuyển tiếp cuộc gọi cho người khác và không cần di chuyển khỏi bàn làm việc.Tuy vậy, vì sự độc lập mà hệ thống tổng đài này cần phải đi một đường dây riêng

+ Tổng đài IP

Tổng đài IP là hệ thống tổng đài hoạt động dựa trên nền IP. Là một mạng hệ thống riêng và dung mạng internet để thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài. Hệ thống tổng đài IP thường được sử dụng trong phạm vi như bệnh viện, công ty,…Cuộc gọi sẽ được thực hiện bằng các gói dữ liệu qua mạng internet thay vì mạng điện thoại thông thường

Tổng đài IP bao gồm: Tổng đài IP, card digium PCI, máy tính để bàn, phần mềm tổng đài, thuê bao điện thoại cố định, phần mềm gọi điện thoại qua máy tính và điện thoại sử dụng công nghệ IP (IP Phone)

Tổng đài điện thoại IP này sẽ giúp cho người dùng dễ dàng hơn trong việc bảo trì. Bên cạnh đó, thông qua việc sử dụng mạng internet mà người dùng sẽ giảm bớt được chi phí các cuộc gọi

Phân loại tổng đài điện thoại

– Theo hãng sản xuất

Các hệ thống tổng đài phân theo hạng sẽ có khả năng sử dụng, ưu điểm, nhược điểm khác nhau để bạn dựa vào nhu cầu sử dụng của mình và lựa chọn 

Khi sử dụng các hệ thống tổng đài trên bạn cần tìm hiểu thêm về dịch vụ cũng như những chức năng riêng biệt của nó. Số lượng máy nội bộ của các hệ thống điện thoại này cũng sẽ có sự chênh lệch đôi chút. Vì vậy tùy vào mục đích sử dụng cá nhân của bản thân hãy lựa chọn hệ thống điện thoại phù hợp nhất

Dù bạn chọn hệ thống điện thoại theo đặc tính kỹ thuật hay theo hãng sản xuất hãy tìm hiểu rõ về hệ thống đó để tránh việc sử dụng không hiệu quả. Vì hệ thống điện thoại ngày càng phát triển mở rộng hơn nên người dùng cũng sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn. Do đó hãy chọn và sử dụng hệ thống điện thoại phù hợp nhất với yêu cầu sử dụng của cá nhân hay doanh nghiệp

>>> Xem thêm: PHP là gì? [TỔNG HỢP KIẾN THỨC TỪ A-Z]

Lợi ích của tổng đài điện thoại là gì đối với doanh nghiệp?

– Bảo mật và miễn phí cước đối với cuộc gọi nội bộ

– Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện

– Chặn các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tế

– Chỉ sử dụng một số thuê bao duy nhất, tạo nên sự chuyên nghiệp

– Chuyển cuộc gọi nhanh chóng mà không phải di chuyển

– Quản lý được chi phí các cuộc gọi dễ dàng

– Tích hợp sẵn lời chào khi khách hàng gọi đến

– Tích hợp với các phần mềm quản lý khách hàng như CRM để có thêm nhiều chức năng mở rộng như: nhận diện khách hàng gọi đến, gọi trực tiếp trên phần mềm không cần bấm số, lưu trữ và ghi âm cuộc gọi…

Lợi ích của tổng đài điện thoại là gì đối với doanh nghiệp?

Nhu cầu trao đổi thông tin của doanh nghiệp với khách hàng cũng như với đối tác của doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn cho hệ thống tổng đài của doanh nghiệp để việc liên lạc có thể diễn ra liên tục..

Hệ thống tổng đài ngày càng được hoàn thiện hơn, cải tiến mạnh mẽ hơn, ứng dụng nhiều công nghệ hơn để đáp ứng được nhu cầu đó của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Bandwidth là gì? [GIẢI ĐÁP CHI TIẾT TỪ A-Z]

Cách chọn tổng đài điện thoại đúng cách

Cách chọn tổng đài điện thoại đúng cách

– Lựa chọn theo cấu hình (Tổng đài Analog hoặc tổng đài IP)

Tùy theo nhu cầu sử dụng hiện tại/tương lai để định hướng xây dựng. Và trang bị theo cấu hình phù hợp hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài. Có thể sử dụng tổng đài điện thoại IP hoặc Analog tùy vào thiết bị và cấu hình sử dụng

– Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu khai thác

+ Sử dụng công nghệ Analog hay công nghệ số IP

+ Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng

+ Sắp xếp người dùng vào nhóm COS, UCD, Account Code

+ Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM

+ Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước hoặc máy in

+ Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call

+ Voice mail, Door phone/door Opener, Music – BGM, Paging

– Thương hiệu và khả năng đầu tư

Hiện nay không khó để trang bị một hệ thống tổng đài nội bộ. Tuy nhiên, việc lựa chọn 1 thương hiệu nổi tiếng đồng nghĩa với đơn giá chất lượng kèm theo. Có khoảng hơn 100 nhãn hiệu tổng đài lớn nhỏ khác nhau

Nhưng tại Việt Nam thị phần tổng đài điện thoại nội bộ thường được chia phần bởi các hãng sau: Panasonic, LG, Samsung,… Trong đó theo kinh nghiệm nhiều năm tư vấn lắp đặt, tổng đài Panasonic chiếm thị phần lớn về tổng đài nhỏ và tầm trung chất lượng ổn định

VFone – Tổng đài số 1 Việt Nam

VFONE là tổng đài điện thoại trên nền tảng điện toán đám mây giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% tiền điện thoại hàng tháng, VFone có thể kết nối với các đầu số cố định, 1900/1800 của các nhà mạng Việt Nam, cũng như tích hợp lên Website/ CRM giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả bán hàng và CSKH.   

VFone với nhiều gói dịch vụ linh hoạt chỉ với 25.000đ/ máy nhánh/ tháng phù hợp với tất cả quy mô, ngành nghề doanh nghiệp.

Thông tin chi tiết liên hệ hotline 1900 6680 hoặc tham khảo Chương trình ưu đãi Tổng đài ảo VFone.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Kết luận

Trên đây là khái niệm tổng đài điện thoại là gì? Một vài lợi ích của tổng đài điện thoại. Ngoài ra còn rất nhiều tính năng khác mà hệ thống tổng đài mang lại khi bạn sử dụng nó. 

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com

Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An

Tel: 0915221384 – Email: contact@nhanhoa.com

Bài viết liên quan

Leave a Comment

TRỤ SỞ CHÍNH HÀ NỘI

VĂN PHÒNG TP. HCM

CHI NHÁNH NGHỆ AN

Copyright © 2002 – 2021 Nhan Hoa Software Company. All Rights Reserved.
Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa. Đại diện: Ông Hồ Trung Dũng
Giấy phép kinh doanh số: 0101289966 do Sở kế hoạch và Đầu tư Hà nội cấp ngày 19/09/2002